Как сделать получить оформить трудовую книжку

Как получить трудовую книжку

Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее. Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии. Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью.

1. выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
2. будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение. Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.
3. некоторые ВУЗы в качестве приложения к диплому также снабжают своих выпускников трудовыми книжками. Конечно, это вряд ли позволит вчерашнему студенту быстрее найти работу, но процесс оформления на новом рабочем месте, определенно, ускорит.

Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Как получить трудовую книжку при её потере

Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:

• либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
• либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.

При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение. Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.

Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.

Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.

Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.

Получаем трудовую книжку при увольнении

По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы. Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек. Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.

Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя. Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса.

Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания.

Что происходит с трудовой книжкой при увольнении

Законодательные акты требуют выдачи трудовой книжки с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора увольняемому сотруднику в последний его рабочий день у данного работодателя.

В некоторых предусмотренных законом случаях датой увольнения считается не последний проведенный на службе день, а другая дата. Это возможно, если, например, сотруднику перед увольнением предоставлен неиспользованный ранее отпуск, по окончании которого он и будет считаться уволенным. В этой ситуации последний рабочий день перед отпуском станет днем расчета и выдачи трудовой книжки, тогда как датой увольнения будет значиться последний отпускной день.

Записи, вносимые в трудовую книжку

Выдать сотруднику трудовую книжку работодатель обязан правильно оформленной. При увольнении стоит проверить следующие моменты заполнения на соответствие Правилам ведения и хранения трудовых книжек:

• каждая запись, внесенная в книжку за время работы у данного работодателя, должна быть заверена подписью начальства (ответственного лица);
• на каждой подписи должна стоять печать организации или ее отдела кадров;
• должна наличествовать и подпись самого сотрудника (кроме тех случаев, когда книжка выдается не ему либо он отказывается ее получить);
• записи формулируются в установленной законом форме;
• последней должна стоять запись об увольнении из данной организации;
• если книжка велась не только на государственном языке, но и на региональном (республики, которая находится в составе РФ), то соответствующим образом должны быть заверены оба текста.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Правильность формулировок очень важна. Если предыдущий работодатель внес запись «не по протоколу», а последующий отказался из-за этого от трудоустройства, суд встанет на сторону несправедливо обиженного сотрудника, что чревато выплатами серьезных компенсаций и возмещения недополученного заработка.

Кто может получить трудовую книжку

Обычно при увольнении трудовую книжку отдают на руки непосредственно работнику. На практике встречаются разрешенные законом обстоятельства, когда книжка может быть:

• выдана лицу, получившему от работника доверенность на получение документа;
• отдана родственнику увольняемого;
• переслана с помощью почты;
• сохранена работодателем в установленном законом порядке.

Особенности личной выдачи

Процедура получения трудовой книжки для работодателя более трудоемкая, чем для увольняющегося. Она состоит из нескольких этапов.

1. Заполнение. Оно должно быть полностью завершено ко дню увольнения, и заключается в двух важных процедурах:
   • заверение подписями и печатями всех записей, сделанных в период работы в данной организации;
   • вписывание формулировки об увольнении.
2. Получение подписи сотрудника в нужной графе личной карточки (в том, что он получил книжку на руки).

Работник не получил книжку, что делать?

Если в день увольнения сотрудник не явился в отдел кадров или на свое рабочее место либо отказывается получить трудовую книжку, работодателю необходимо подстраховаться. Ситуацию нельзя пускать на самотек, иначе возможно судебное разбирательство по причине задержки выдачи трудовой. Работодателю необходимо:

• составить акт о том, что трудовая книжка сотруднику не выдана (указать причину);
• направить сотруднику письменное уведомление о необходимости получить трудовую книжку либо дать согласие на высылку ее почтой.

Трудовая книжка – почтой

Пересылать столь важный документ можно только с письменного согласия его собственника, то есть сотрудника. Такое согласие может быть выражено:

• заблаговременно, когда сотрудник в письменном виде просит переслать ему его трудовую по указанному адресу ввиду невозможности вовремя явиться за ней лично;
• в ответ на посланное работодателем уведомление.

Когда книжку отдадут родственникам?

Близкие люди сотрудника могут получить его трудовую книжку только в одном весьма печальном случае – увольнении в связи со смертью. Для этого необходимо:

• внести в книжку запись о прекращении трудовых отношений;
• убедиться в близких родственных связях с умершим, подтвержденных документально (паспортом, свидетельством о браке, о рождении и пр.);
• получить от родственника расписку в получении трудовой (в простой форме).

По письменному согласию родственников можно воспользоваться услугами почты.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении работника по ТК РФ

Работодатель не имеет права отпускать бывшего подчиненного с книжкой, в которой не сделаны соответствующие записи. Согласно ст. 66 ТК РФ он обязан вносить записи, связанные с изменениями в должности или личных данных работника. Без этих сведений не будет никакого смысла в самой книжке и ее хранении на рабочем месте. Также при отсутствии этой информации могут возникнуть проблемы с расчетом и начислением пенсии сотруднику.

Порядок увольнения и получения книжки следующий:

1. Составление заявления подчиненным, если он увольняется по собственному желанию.
2. Если увольнение происходит по инициативе руководителя, то составляется специальный акт.
3. Начальство обязано прочитать заявление, одобрить решение работника.
4. Далее после написания заявления должна следовать двухнедельная отработка.
5. В последний рабочий день в журнале учета трудовых книжек руководитель или уполномоченное лицо (обычно кадровый работник) делает запись и визирует ее своей подписью и печатью компании.
6. Работник может получить свой документ вместе со всеми выплатами, которые положены при увольнении.

Итак, запись об увольнении в трудовую книжку вносится в последний рабочий день (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225). Она должна содержать в себе такие пункты:

• Порядковый номер записи.
• Дату увольнения в формате дд.мм.гггг.
• Основания расторжения договора. Помним, что слова пишутся полностью, без использования каких-либо сокращений. Ссылка на номер, пункт, часть статьи ТК РФ обязательна.
• Реквизиты приказа без сокращений.
• Подписи уполномоченного сотрудника или руководителя и увольняемого работника. Печать компании, заверяющая внесенную запись.

Пока запись в трудовую не будет внесена, выдавать ее увольняемому сотруднику нельзя.

Плюсы бумажной трудовой книжки

Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая и какие сведения в ней можно найти.

Подтверждает весь трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности.

Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы.

Работник может завести новую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Если в бумажной трудовой есть порочащие его записи, например об увольнении за прогул, работник может «потерять» трудовую книжку и завести новую. Но сейчас скрыть увольнение по статье сложнее: новый работодатель может попросить принести форму СТД-СФР или СТД-Р , в которой будут сведения о причинах увольнения.

Минусы бумажной трудовой книжки

Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.

Бумажная трудовая морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.

Плата за оформление документа. Работодатель вправе брать с сотрудника деньги, пусть и небольшие, за оформление новой трудовой книжки или вкладыша в нее. Никаких расходов на ведение электронной трудовой работник не несет.

Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки

Все работники давно должны были определиться: сохранить бумажную книжку или перейти на ЭТК. Если вы решите оставить бумажную трудовую, то потом сможете передумать и отказаться от нее. А если выберете только электронную трудовую, то назад пути не будет. Поэтому, на мой взгляд, не стоит спешить отказываться от бумажной трудовой книжки.

Наиболее рискованно отказываться от бумажной трудовой, если у вас большой стаж или есть право на досрочную пенсию.

Если же стаж небольшой, то, думаю, вы ничем не рискуете.

Продолжать вести бумажную трудовую книжку нет смысла тем, кто уже оформил пенсию или на российскую пенсию не претендует, например иностранным работникам при работе по патенту.

Что делать? Читатели спрашивают — эксперты отвечают
Задать свой вопрос
Тэги : работа, документы, право
Юлия Девяткова
Какая у вас трудовая, бумажная или электронная? Почему?

Герой

Отредактировано

Пишу как сотрудник отдела кадров со стажем в 12 лет. Пока есть возможность остаться на бумажной версии, оставайтесь на ней, пожалуйста. Хотя бы в ближайшие пару лет. Система учёта стажа «сырая», постоянные глюки, зависания, иногда по 2-3 недели не знаем, приняли ли у нас отчёт или нет. К тому же некоторые люди уже жалуются, рассказывая про то, что в их электронной трудовой появились такие места работы, о которых они вообще никогда не слышали.
К сожалению, в нашей стране только бумажка имеет ценность, а без бумажки мы сами знаете что.

Да, лично мне, как работнику, ведение и бумажной, и электронной версии добавляет работы, отнимая драгоценное время. Но лучше я напрягусь и сделаю всё так, как надо, чтобы у моих коллег (а это без малого 500 человек) стаж был посчитан правильно. Хотя в пенсию я не верю))

Ответить
Герой

L., да никто в неё не верит уже)

Ответить
Герой

Мария, вы не поверите, но. верят! Ничему их жизнь в нашей прекрасной стране не учит..

Ответить

L., слушайте, не придумывайте и не вводите людей в заблуждение! Что значит система учета стажа. Отчеты отправляются через специализированного оператора, проходят на следующий день, например, в Контур-Экстерн, тестировали и не один раз. И ни у кого никаких лишних записей не появлялось!! Разбирайтесь у себя внутри организации и используйте современные системы. Все работает идеально

Ответить

L., А пенсия верит в вас)

Ответить

от ваших расчетов ничего не зависит, только правильное заполнение

Ответить
Отредактировано

Нет смысла переходить вообще никакого. Данные с предыдущих мест работы не переносятся в электронную трудовую. Все равно приходится хранить бумажную. Таким образом получаешь все минусы и бумажной, и электронной версий. В качестве первой трудовой я бы лет через пять, когда отладят все процессы, выбрал электронную

Ответить

Andrew, с 2021 года все, кто впервые оформляют трудовую — только электронная. У них выбора нет.

Ответить
Герой

Andrew, рассматривают дополнение, чтобы внести весь стаж. И его примут скоро

Ответить
Герой

Ага, знаем мы эти электронные сервисы. Сначала вопят «записывайтесь через госуслуги, не зря же их ввели!», а потом приходишь к ним, а они «дайте нам копии ваших документов». Довод «они все загружены на госуслуги, не зря же их ввели» их почему-то не устраивает, вынь да положь бумажки. Введение электронных карт в больницах это отдельная песня, потому что компуктеры врачам выдали, а пользоваться ими и печатать не научили. Длительность приёма увеличилась минимум в два раза, потому что тётя-врач вбивает твои данные одним пальцем, делая паузы между каждой буквой. А заявление терапевта «У меня компьютер работает только для экстренных случаев, у вас же нет высокой температуры и острой боли, значит на вас компьютер не сработает!» это шедевр. Автоштрафы почему-то тоже хранятся не в одном месте, а в разных. Часть на госуслугах, часть на мос.ру, поди разберись что где. И вроде оплачивать их можно электронно, но в суд мы тебя всё равно вызовем и потребуем привезти бумажный чек. АААААААААААААА!

Россия — страна боли, страдания и бумажек. И вряд ли это когда-то изменится. Так что по возможности копии всех документов предпочитаю иметь в бумажной форме.