Как начислить зарплату если сотрудник на больничном

Что делать, если сотрудник работает на больничном?

С 1 января 2022 года все больничные листы оформляются только в электронном виде (абз. 14, п. 6 ст. 3 Федерального закона от 30 апреля 2021 г. № 126-ФЗ). Более того, теперь они начисляются по системе прямых выплат из ФСС России сотруднику. Работодатель оплачивает только первые три дня болезни. Это изменение поставило под сомнение существовавшие ранее «практики». Во-первых, часто сотрудники по своей инициативе или по просьбе руководителя работают на больничном дома, если это позволяет здоровье. Больничный в этом случае никуда не передавался или вообще не оформлялся. Работнику в этом случае выплачивалась его зарплата. Во-вторых, в некоторых компаниях была принята доплата до оклада. В этом случае сотрудник мог получить и доплату до оклада, и пособие.

Разберемся, как теперь обстоят дела с этим.

Особенности новой схемы

Основанием для выплаты пособия по болезни является лист нетрудоспособности (ст. 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», далее – Закон № 255-ФЗ).

Согласно новой схеме, сотрудник приходит к врачу, который во время визита создает электронный больничный лист и размещает его в информационной системе ФСС России. Фонд сообщает работодателю информацию о заболевшем. После выхода сотрудника на работу компания должна ответить в Фонд: человек лечился или работал. Такой алгоритм исключает вероятность того, что сотрудник не покажет больничный (например, если потерял) или в конце болезни примет решение не подавать его. Он же будет способствовать искоренению махинаций, да и поможет в случае судебных разбирательств с врачом, поликлиникой, работодателем и т.п. Конечно, человек на приеме может отказаться от лечения и больничный не откроют, но тогда придется работать как обычно. Но надо ли ради этого рисковать здоровьем?

Работа на больничном и оплата

Больничный лист – официальный финансовый документ, который является основанием для выплаты. Он фиксирует, что человек не может исполнять трудовые обязанности и должен получить пособие. А оно призвано компенсировать временную утрату заработка. Работа в период болезни нарушает предписание врача. Если он трудится, значит, он не утратил ни заработок, ни трудоспособность. Юридически это будет основанием для снижения пособия (ст. 8 Закона № 255-ФЗ).

Более того, по логике закона если человек сам решил работать, нарушение надо фиксировать актом. Но чаще такой сценарий все же согласуется с работодателем. Как действовать в таком случае?

Есть 2 варианта.

Первый – не сообщать вовсе, что человек был на больничном все дни. Очевидно, при таком сюжете сотрудник вряд ли будет жаловаться, так как ему будет выплачена зарплата в полном объеме.

Но при таком подходе у компании появляются риск проверки надзорными органами (ГИТ, ФСС России, ФНС России) в связи с переплатой. Правда, на плановые проверки в этом году введен мораторий. Да и для внеплановых оставили несколько оснований, оформление больничного к ним не относится. Кто и как проверит информацию, вопрос открытый, но для выявления нарушений нужен инспектор ФНС России или ФСС России. Нет еще и правовой практики, как и у кого Фонд будет запрашивать данные: у всех или выборочно. Тем не менее, надо понимать, это нарушение закона, и действовать так я не рекомендую. Именно работодатель отвечает за предоставление и достоверность сведений для начисления пособий. Переплату ФСС России придется компенсировать, а еще оплатить штраф – 20% от суммы излишних расходов, на основании ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ. Придется внепланово загружать бухгалтерию: проверять выплаченные взносы, делать сторнировку (пересчет сумм после ошибок). ФНС России вполне может занести компанию в «список риска», чтобы проверять чаще.

Второй способ – безопасный: сообщить в Фонд все, как есть. Напомним, на основании ст. 2, ст. 129 ТК РФ, человек имеет право на труд и вознаграждение за него, вовремя и полностью. Если он трудится на больничном, то должен получить зарплату за эти дни. Но так как он нарушил режим лечения, пособие снизят и рассчитают исходя из МРОТ (ч. 2 ст. 8 Закона № 255-ФЗ).

Например, сотруднику дали больничный на 10 дней, из которых он работал 6 дней, то есть нарушил режим лечения. Таким образом, за эти 6 дней сотрудник должен получить стандартную зарплату, исходя из его среднего дневного дохода, а за 4 дня болезни – для расчета больничного будет браться за основу МРОТ.

В таком случае работник получит меньше денег, чем если бы он трудился, в том числе болея. Но вы имеете право доплачивать до оклада по своему усмотрению. Главное, внести такое правило о выплатах в соответствующий ЛНА, например, в Положение об оплате труда. Напомню, предлагать больше льгот по сравнению с тем, что дает законодательство, это право, а не обязанность работодателя. И речь идет именно о поощрении, а не о части заработной платы во время болезни. К тому же, именно вы определяете, кто их получает: все сотрудники или только отдельные категории. На практике чаще всего доплату предоставляют работникам со стажем работы в компании от 4-5 лет, хотя закон это никак не регламентирует. Но чтобы исключить возможные споры о дискриминации и неравенстве, лучше, чтобы критерии были связаны с деловыми качествами – все уточнения необходимо зафиксировать в ЛНА.

Определяем страховой стаж и процент выплаты

Стаж считают на день наступления болезни по правилам, утвержденным приказом Минздравсоцразвития от 6 февраля 2007 года № 91.

В стаж входит время работы по трудовому договору, государственной или муниципальной службы и другие периоды, когда человек подлежал обязательному социальному страхованию.

От того, какой в итоге будет общий страховой стаж, зависит, в каком размере от среднего заработка оплатят больничные (ч.1 ст.7 ФЗ № 255-ФЗ от 29.12.2006 г.): От того, какой в итоге будет общий страховой стаж, зависит, в каком размере от среднего заработка оплатят больничные (ч.1 ст.7 ФЗ № 255-ФЗ от 29.12.2006 г.):

Подробнее

• 8 и более лет – 100%;
• от 5 до 8 лет – 80%;
• до 5 лет – 60%.

Если общий страховой стаж меньше 6 месяцев, дневное пособие не может быть больше, чем если бы его считали от МРОТ (п. 6 ст. 7 ФЗ № 255-ФЗ от 29.12.2006г.). Поэтому нужно сначала рассчитать дневное пособие от фактического заработка, а потом от МРОТ (разделить МРОТ на количество календарных дней в месяце болезни) с учетом районного коэффициента. Какая сумма окажется меньше, ту и берут для расчета.

Считаем среднедневной заработок

Для этого нужно знать расчетный период и выплаты сотруднику, которые облагались страховыми взносами. Сумму делят на количество календарных дней в расчетном периоде – это и есть среднедневной заработок (п. 3 ст. 14 ФЗ № 255 от 29.12.2006г., п. 15.1 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 375 от 15.06.2007).

Расчетный период

Это всегда два календарных года, предшествующих году болезни.

Например, если сотрудник заболел в марте 2019 года, то для расчета нужно взять выплаты за период с 1 января 2017 по 31 декабря 2018 года.

Количество дней в календарном периоде – 730 дней (даже если в период попадает високосный год).

Заработок за расчетный период

Это все выплаты в пользу сотрудника, на которые начисляли взносы на обязательное социальное страхование. Выплаты, на которые взносы не начисляли (матпомощь, государственные пособия, и т.д.), в расчетную сумму входить не должны.

Если в каком-то году выплаты были больше, чем предельная база для начисления взносов на социальное страхование, все, что выходит за пределы лимита, в расчет тоже не берут (п. 3.2 ст. 14 ФЗ № 255 от 29.12.2006). Так, максимальная зп для расчета больничного за 2017 год – 755 тыс. руб., за 2018 год – 815 тыс. руб.

Не имеет значения, по какому тарифу начисляли взносы. Даже если организация применяла льготный тариф в 0%, выплаты в расчетную сумму включают.

Если сотрудник проработал у вас меньше, чем 2 года, нужно взять выплаты с предыдущих мест работы в пределах расчетного периода по справке 182н (п.1 ст.14 ФЗ N 255-ФЗ от 29.12.2006, п. 6 Положения, утвержденного Постановлением Правительства № 375 от 15.06.2007). Бывает, что в расчетном периоде человек не работал или работал мало, и его заработок в пересчете на полный месяц оказался меньше, чем действующий МРОТ. В таких случаях больничные считают исходя из МРОТ и заработок за расчетный период будет равным МРОТ*24.

Пример расчета среднедневной заработной платы для больничного

Водитель заболел в 2019 году.
За 2017 год его заработок 450 тыс. руб., из них взносами не облагались 15 тыс. руб., за 2018 год – 520 тыс. руб., из них необлагаемая сумма – 20 тыс. руб.
Необлагаемые суммы из заработка убираем, и получаем базу за расчетный период 935 тыс. руб.
935 : 730 = 1 280,82 руб. – среднедневная зарплата для больничного.

Пример расчета среднедневного заработка от МРОТ

Кладовщица заболела в марте 2019 года. Она успела проработать в этой организации только 10 месяцев, а до этого нигде не работала. Если разделить ее заработок в 2018 году на 730, то в пересчете на полный месяц получится сумма меньше, чем МРОТ, поэтому больничные нужно посчитать исходя из МРОТ.

Минимальная зарплата для расчета больничного в 2019 году – 11 280 рублей.
11 280*24 = 270 720 руб.
270 720 : 730 = 370,85 руб.
Т.к. стаж кладовщицы меньше 5 лет, дневное пособие составит 60% от этой суммы, т.е. 222,51 руб.

Свои особенности расчета есть для случаев, когда сотрудник находился в отпуске по уходу за ребенком или предъявил несколько листков нетрудоспособности, или трудился в условиях неполного рабочего времени и т.д.

По итогам ревизии вы получите подробный отчет с описанием каждого недочета или ошибки.

Расчет больничного

Сумма больничного зависит от страхового стажа и заработка за два предыдущих года.

Чем больше стаж — период, когда человек был застрахован на случай болезни, беременности и родов, — тем больше больничный.

1. Страховой стаж менее 6 месяцев — размер больничного не более МРОТ.
2. Страховой стаж менее 5 лет — размер больничного 60% заработка.
3. Страховой стаж от 5 до 8 лет — 80% заработка.
4. Если страховой стаж больше 8 лет — оплатят 100% от заработка.

Рассчитать среднюю зарплату. В подсчете среднего заработка важно не сколько вы проработали, а какова была ваша официальная зарплата. Это значит, что если вы получали «серую» зарплату, то ваше пособие может быть меньше, чем если бы получали «белую».

Считаются все доходы за два года, полученные у всех работодателей. Учитывается только официальный заработок, на который начисляли страховые взносы. Например, зарплата, премия, отпускные. Больничные или пособия по уходу за ребенком в расчет не включают.

Текущий работодатель может получить сведения о заработке и исключаемых периодах за время работы у предыдущих работодателей из СФР.

Минимальный и максимальный размер больничного. Оплату больничного считают по заработку за два предыдущих года. Но если в одном или обоих годах заработок больше установленного законом максимального лимита, в расчет пойдет лимит. В 2022 году это 1 032 000 ₽, в 2023 — 1 917 000 ₽. Например, вы заработали за 2023 год 2 000 000 ₽ — в расчет больничных пойдут только 1 917 000 ₽.

Общая формула расчета больничного. Больничный выплачивается за календарные дни, то есть за весь период, на который выдан листок нетрудоспособности, включая выходные и праздники.

Подробный алгоритм расчета больничных сложен и учитывает много переменных. Но в самом общем виде он выглядит так:

1. Определите доход за два предыдущих года, на который начислялись страховые взносы. Если он меньше 24 МРОТ — с 1 января 2024 года это 461 808 ₽, то есть 19 242 × 24 , в дальнейший расчет возьмите 461 808 ₽. Если заработок за два года больше максимального размера — в 2024 году это 2 949 000 ₽, возьмите максимальный размер. Если же реальный заработок больше минимального и меньше максимального, учтите его.
2. Найдите свой среднедневной заработок, разделив полученную сумму на 730 дней.
3. Определите процент оплаты в зависимости от продолжительности страхового стажа. Умножьте среднедневной заработок на процент.
4. Сравните получившееся дневное пособие с минимальным размером, который равен МРОТ, деленный на число дней месяца нетрудоспособности. Если пособие меньше минимального размера, в расчет берется минимальный.
5. Умножьте на количество дней больничного.

Размер дневного пособия исходя из МРОТ составит:

• в месяцах с 31 днем, к примеру в январе 2024 года, — 620,7 ₽: 19 242 ₽ / 31 ;
• в месяцах с 30 днями, например в апреле 2024 года, — 641,14 ₽: 19 242 ₽ / 30 ;
• в феврале 2024 года — 663,52 ₽: 19 242 ₽ / 29 .

Максимальный средний дневной заработок в 2024 году — 4039,73 ₽:

• (1 032 000 + 1 917 000) / 730 дней = 4039,73 ₽.

В 2024 году предельная сумма пособия по временной нетрудоспособности — 56 556,22 ₽ за двухнедельный больничный.

Больничный и МРОТ

Чтобы узнать минимальный размер пособия, среднедневной заработок после умножения на коэффициент по стажу сравнивают с минимальным дневным пособием (Действующий в месяце больничного МРОТ / Количество дней в месяце). Работнику заплатят за каждый день больничного ту сумму, которая получится больше.

Например, в январе 2024 работник был на больничном семь дней. Его среднедневной заработок с коэффициентом 60% — 500 ₽ в день. А минимальное дневное пособие в январе — 19 242 ₽ / 31 дней = 620,7 ₽. Значит, работнику заплатят из расчета 620,7 ₽ за день больничного.

Если работник занят в районе Крайнего Севера, МРОТ при исчислении пособия умножают на районный коэффициент. А если работник трудился неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, МРОТ пропорционально снижается. Например, для работника, который работает на полставке, его среднедневной заработок надо сравнивать с пособием, исчисленным от половины МРОТ.

Как правило, свой точный доход за год самому подсчитать проблематично — пусть поможет бухгалтер. Помимо основных данных надо учесть много переменных: например, районный коэффициент, отпускные.

Но в любом случае больничные всегда меньше, чем зарплата.

Если ваш трудовой стаж менее полугода, больничный рассчитывается по МРОТ.

Пример расчета больничного. Рассчитаем размер пособия за 10 дней января 2024 года.

Допустим, ваш стаж пять лет. Зарплата в 2022 году — 600 000 Р, в 2023 — 650 000 ₽. Эти суммы не превышают предельные величины, поэтому берутся в расчет полностью.

1. Определите доход за два года: 600 000 + 650 000 = 1 250 000 Р. Это меньше максимального заработка 2 949 000 ₽ и больше минимального 461 808 ₽. Значит, в дальнейшем расчете участвует фактический заработок
2. Найдем среднедневной заработок, разделив полученную сумму на 730 дней: 1 250 000 ₽ / 730 дней = 1712,33 ₽.
3. Определим дневное пособие в зависимости от страхового стажа: 1712,33 ₽ × 80% = 1369,86 ₽.
4. Определим минимальное дневное пособие. Для этого МРОТ надо разделить на 31 день — именно столько их в январе. Получим 620,7 ₽.
5. Дневное пособие по фактическому заработку и стажу больше минимального дневного пособия, поэтому применяется рассчитанное значение.
6. Умножим дневное пособие на количество дней больничного: 1369,86 Р × 10 дней = 13 698,6 ₽. Из них 1369,86 ₽ × 3 = 4109,58 ₽ заплатит работодатель, 1369,86 ₽ × 7 = 9589,02 ₽ — СФР.
7. Вычтем НДФЛ, который удержат работодатель и СФР при выплате пособия: 4109,58 × 13% = 534 ₽, 9589,02 × 13% = 1247 ₽. Итого НДФЛ 534 ₽ + 1247 ₽ = 1781 ₽.
8. Итоговый размер больничного за 10 дней к выплате на руки: 13 698,6 − 1781 = 11 917,6 ₽, из них работодатель перечислит 3575,58, а СФР — 8342,02.

Оплата больничного

Средства для оплаты больничных. Первые три дня вашей болезни или травмы вам оплачивает работодатель, остальные — СФР.

Уход за ребенком или больным родственником, несчастный случай на производстве, протезирование, карантин полностью оплатит СФР, но работодатель подаст сведения о зарплате, стаже и так далее.

Больничный никуда сдавать не надо, сообщать его номер — тоже. СФР сам пришлет запрос работодателю.

Сроки выплаты больничного. Больничный оплатят за весь период нетрудоспособности. Работодатель рассчитает пособие в течение десяти дней после того, как получит сведения из СФР о закрытии ЭЛН. Деньги выплатят вместе с зарплатой или авансом.

Если работодатель вовремя не выплатит пособие, его могут оштрафовать. Это приравнивается к невыплате заработной платы. Работник может обратиться к работодателю с письменной претензией, пожаловаться в Госинспекцию труда, прокуратуру или в суд.

НДФЛ и страховые взносы с оплаты больничного. Все выплаты по больничному облагаются НДФЛ. Исключение — больничный по беременности и родам. А вот страховые взносы на сумму больничного работодатель не начисляет.

Особенности начисления и оплаты больничного в зависимости от ситуации

Оплата выходных или праздничных дней. Вам оплатят все дни, указанные в больничном: рабочие, выходные и праздничные.

Если заболели во время отпуска, вы можете либо продлить отпуск на срок больничного, либо перенести его на другие дни. Если выберете второе, отпускные пересчитают и излишне выплаченные вычтут из ближайшей зарплаты. Больничный лист оплатят на общих основаниях. Если заболеете во время отпуска без сохранения зарплаты, по беременности и родам или по уходу за ребенком, больничный не оплатят.

Если заболели в командировке по России, вам оплатят больничный лист в обычном порядке. Если заболели в командировке за рубежом и получили документы страны, в которой заболели, вам выплатят больничный только после их легализованного перевода и замены на электронные больничные листы российского образца. Решение о замене принимает врачебная комиссия.

Не надо легализовывать больничные листы стран, с которыми у России заключен договор о том, что легализация не нужна: например, это страны Кишеневской конвенции. Легализацию и нотариальный перевод вы оплачиваете сами, а больничный лист РФ оплатят как обычно.

О том, как действовать в разных ситуациях в командировке за рубежом, у нас есть статьи:

• Права, если поехали за границу
• Кто защищает нас за границей

Неприятный нюанс — так как при болезни вы не можете выполнять порученное служебное задание, и вам выплачивается пособие, средний заработок во время болезни в командировке не сохраняется.

Если вы за границей и хотите оформить декрет. Такому больничному тоже нужна легализация. Речь идет о больничном, который оформляют беременным на сроке 30 недель. Его может выдать только врач медицинской организации с российской лицензией. В иностранной клинике такой листок не получить. Но медицинский документ, который выдаст иностранная клиника, можно заменить на российский больничный лист. Мы уже разбирали подробно, как уйти в декрет из-за границы и получить деньги.

Оплата больничного по уходу за ребенком. Если у вас заболел ребенок или внук, вы можете оформить больничный по уходу за ребенком. Сделать это может любой член семьи, попечитель или опекун. Надо просто указать в документе степень родства.

Такие больничные оплачивают на общих основаниях. Отличие только в количестве оплачиваемых дней. Оно зависит от возраста ребенка и заболевания

1. Если возраст ребенка до 7 лет — 60 дней. А если заболевание включено в специальный перечень — 90.
2. Если ребенку от 7 до 15 лет — 45 дней в течение года, не более 15 дней по каждому случаю болезни.
3. Если ребенку от 15 до 18 лет — 30 дней в течение года, не более 7 дней по каждому случаю болезни.
4. Если ребенку нет 18 лет — 120 дней для ухода за ребенком с инвалидностью; без ограничений для ухода за ребенком с ВИЧ; без ограничений для ухода за ребенком с поствакцинальным осложнением.

Эти нормы действуют на каждого ребенка. Например, если у вас двое детей до 7 лет, то максимально вам оплатят до 120 дней больничного.

Больничный на ребенка до 7 полных лет включительно оплачивается полностью, независимо от того, где было лечение — дома или в стационаре. Страховой стаж взрослого не влияет на размер больничного на ребенка — его оплатят в размере 100% заработка, даже если стаж меньше 8 лет.

Если ребенку 8 лет или больше и он лечится дома, полный размер выплат вы получите только за первые 10 дней лечения. Последующие дни оплатят лишь на 50%. Если ребенок лечится стационарно, больничный оплатят так же , как если бы болели вы сами.

Оплата больничного по беременности и родам. Документ выдает акушер-гинеколог или фельдшер на 30-й неделе беременности на срок 140 дней. В некоторых случаях (многоплодная беременность, осложненные роды) больничный выдается на более длительный срок — 154, 156 или 194 дня.

Вам не оплатят больничный по уходу за ребенком, если вы в плановом отпуске или в другом отпуске по беременности и родам.

Больничный по уходу за больным родственником. При уходе за взрослым членом семьи максимально оплатят 30 дней больничного в течение года, не более семи дней по каждому случаю.

Оплата больничного совместителям. Если работаете одновременно в нескольких местах по трудовому договору, вам заплатят на каждом месте работы. Электронный больничный автоматически придет всем работодателям. Если вы исполнитель сразу по нескольким договорам ГПХ, надо выбрать заказчика, у которого хотите получить больничный.

Оплата больничного после увольнения. Если вы заболели до увольнения и продолжаете болеть после, больничный рассчитают в обычном режиме. Если вы уволились, не нашли работу и в течение 30 дней заболели, вам оплатят 60% заработка по нетрудоспособности независимо от продолжительности страхового стажа. ЭЛН придет бывшему работодателю. Если после увольнения заболел член вашей семьи, выплаты не начислят.

Женщины, уволенные в связи с закрытием компании или снятия ИП с регистрации, предпринимательницы и лица, занимающиеся частной практикой, если они платили добровольные взносы в СФР, после прекращения деятельности имеют право на больничный, если заболели или забеременели в течение 12 месяцев после получения официального статуса безработных.

Оплата больничного по травме. Бытовая травма оплачивается как обычный больничный, например по гриппу. Порядок расчета больничного при производственной травме другой — страховой стаж не учитывается, пострадавший получает больничный в соответствии со своим средним заработком, но не больше максимального размера пособия.

# Юридическая история 1: Как начислить зарплату сотруднику на больничном

Клиент обратился ко мне с вопросом о начислении зарплаты сотруднику, который находится на больничном. Согласно Трудовому кодексу, сотрудник на больничном имеет право на сохранение заработной платы в течение определенного периода времени, предусмотренного законодательством. В данной ситуации, работодатель обязан производить начисление и выплату зарплаты сотруднику на больничном, исходя из его среднего заработка за определенный период времени до временной нетрудоспособности.

Работодатель должен учитывать все составляющие заработной платы, включая основную заработную плату, доплаты, надбавки, премии и другие выплаты, которые сотрудник обычно получал до временной нетрудоспособности. Это также включает в себя начисление отпускных и компенсаций, если такие выплаты предусмотрены законодательством или трудовым договором.

В случае, если работодатель не производит своевременное начисление и выплату заработной платы сотруднику на больничном, сотрудник имеет право обратиться в соответствующие органы или судебные инстанции для защиты своих трудовых прав и получения соответствующей компенсации за упущенный доход.

# Юридическая история 2: Как рассчитать зарплату при временной нетрудоспособности сотрудника

Другой клиент обратился ко мне с вопросом о рассчете зарплаты для сотрудника, который временно не может работать из-за болезни или травмы. В этом случае, работодатель обязан производить начисление и выплату заработной платы сотруднику, исходя из установленных норм и правил, предусмотренных законодательством.

Согласно Трудовому кодексу, заработная плата сотрудника на больничном должна быть начислена и выплачена в полном объеме за каждый день временной нетрудоспособности, исходя из его среднего заработка за определенный период времени до временной нетрудоспособности. Работодатель также обязан учитывать все дополнительные выплаты и компенсации, которые сотрудник обычно получал, включая отпускные, премии и другие выплаты.

В случае, если работодатель не соблюдает установленные нормы и правила начисления и выплаты заработной платы сотруднику на больничном, сотрудник имеет право обратиться в трудовую инспекцию или судебные органы для защиты своих трудовых прав и получения соответствующей компенсации за упущенный доход.